合志市栄のパソコン教室 SAKAEPC
入門編

差し込み印刷 WordとExcelの連携

差し込み印刷では、「メイン文書」と「データファイル」が必要です。

メイン文書:ワードで封筒の宛名書きを作成しています。
データファイル:エクセルで住所録を作成しています。

 練習用ファイル[tyoukei3gou.docx],[kumamotodemanabu.xls]←クリックして「名前を付けて保存」
 ここではデスクトップに作成したフォルダ「営業」に、保存しています。

メイン文書の確認

 保存した練習用ファイルを開きましょう。

 ここでは [いいえ] をクリックします。

 図では windows 7 office 2007 で解説しています。

 複数の宛先に案内状を送るための、封筒(長形3号)用ひな形(宛名書き)です。


 「テキストボックス」が配置されています。


郵便番号の位置合わせ
1 当該のテキストボックスをアクティブにする
2 「テキストボックスツール[書式]」→3 [サイズ]グループ→4 「テキストボックスの書式設定」→5 [レイアウト]
6 [詳細設定]→7 「レイアウトの詳細設定」→8 [配置]

 「右方向の距離」,「下方向の距離」で調整し、終わったら各ダイアログを閉じます。他のテキストボックスの位置も同様に確認してください。

データファイルの確認

 保存した練習用ファイルを開きましょう。


 学校関係の住所録(データベース)です。
 郵便番号は、ハイフォンを付けずに入力しています。

「セルの書式設定」→[表示形式]→「分類[その他]」→「種類[郵便番号]」

 確認が終わったらダイアログを閉じてください。

 番地は半角で入力するので、ハイフンを含む数値が日付に変換されないよう、書式を変更しています。

「セルの書式設定」→[表示形式]→「分類[文字列]」

 確認が終わったらダイアログを閉じてください。

差し込み印刷の設定

メイン文書とデータファイルの連携

メイン文書(Word)の[差し込み文書]から[宛先の選択]→[既存のリストを使用]

 「データファイルの選択」から保存先(ここでは[デスクトップ]の[営業]フォルダ)のデータファイル(Excel)を開く。

 「テーブルの選択」から[高校・高専]を選んでいます。

 選択したデータファイルのテーブルから、各差し込みフィールドの内容が差し込まれます。

 図では[差し込みフィールド(配置済)の強調表示]と「結果のプレビュー」を行っています。

 上書き保存しておきます。

完了と差し込み

 印刷用の新規文書ファイルを作成しましょう。
[差し込み文書]→「完了[完了と差し込み]」→[個々のドキュメントの編集]

 「新規文書への差し込み」から、ここでは[すべて]を選んでいます。

 新規文書ファイル「レータ1」が作成されます。

 確認が終わったら、ここでは保存せずに閉じてください。

 次の操作のために、メイン文書に「高校・高専」と名前を付けて保存し、閉じてください。

メイン文書を開く

 現在、データファイル[kumamotodemanabu.xls]が開いています。先ほど作成したメイン文書[高校・高専.docx]を開きましょう。

 ここでは [はい] をクリックします。

 データファイルのシート[高校・高専]から、各差し込みフィールドの内容が差し込まれます。

 図では「結果のプレビュー」をOFFにしています。
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