合志市栄のパソコン教室 SAKAEPC
活用編

差し込み印刷 長形3号封筒

 このページは「合志市栄のパソコン教室 SAKAEPC 入門編 差し込み印刷 WordとExcelの連携」からの続きです。
 現在、データファイル[kumamotodemanabu.xls]とメイン文書[高校・高専.docx]が開いています。

データファイルの編集

 差し込みフィールド[学校名]の内容を編集します。

 “御中”を書き加え、半角・全角スペースで文字間を調整し、ここでは「住所録 営業用」と名前を付けて保存しています。

メイン文書の編集

 連携するデータファイルを取り換え、不具合が出れば対処しましょう。

[差し込み文書]から[宛先の選択]→[既存のリストを使用]

 「データファイルの選択」から、先ほど保存したデータファイル「住所録 営業用.xls」を開く。

 「テーブルの選択」から[高校・高専]を選んでいます。


 図では「結果のプレビュー」から、5番目のレコードをプレビューしています。

 《学校名》がスペースに収まりきらない不具合が生じています。
 テキストボックスの縦方向のサイズを変更します。

 上書き保存しておきましょう。

差し込みフィールドのデータの更新

 28番目のレコードをプレビューすると、《〒》,《住所》,《番地》の内容が表示されていません。


 データファイルの当該セル[C29]~[F29]を図のように変更し、上書き保存します。


 メイン文書の「結果のプレビュー」からレコード番号を前後させると、28番が更新されたことが確認できます。

 ここで新たに上書き保存する必要はありません。

個々のドキュメントの編集

「完了[完了と差し込み]」→[個々のドキュメントの編集]→「新規文書への差し込み」→[すべて]


 新規文書ファイル「レータ2」が作成されます。

 全82ページが作成されました。図では54ページの住所に「熊本県」を書き加えています。
 「名前を付けて保存」しましょう。メイン文書とデータファイルに、書き加えによる影響はありません。

 「デスクトップ」の「営業」フォルダに、ここではファイル名「高校・高専 82校」として保存します。
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