合志市栄のパソコン教室 SAKAEPC
活用編

差し込み印刷 年賀状

差し込み印刷では、「メイン文書」と「データファイル」が必要です。
 この章の一部は前章「差し込み印刷 WordとExcelの連携」と重複しています。
メイン文書:ワードで年賀はがきの宛名書きを作成しています。
データファイル:エクセルで住所録を作成しています。

 練習用ファイル[sasikominenga.docx],[jyuusyoroku.xlsx]←クリックして「名前を付けて保存」
 ここではデスクトップに作成したフォルダ「営業」に、保存しています。

メイン文書の確認

 保存した練習用ファイルを開きましょう。

 ここでは [いいえ] をクリックします。

 図では windows 7 office 2010 で解説しています。

 お年玉付き年賀はがき用ひな形(宛名書き)のサンプルです。


 「テキストボックス」と「表」が配置されています。


郵便番号の位置合わせ
1 当該のテキストボックスをアクティブにする
2 「描画ツール[書式]」→3 「サイズグループ[サイズ]」→4 「レイアウト[位置]」→5 「水平方向,垂直方向」

 「右方向の距離」,「下方向の距離」で調整し、終わったら各ダイアログを閉じます。他のテキストボックスの位置も同様に確認してください。

表のプロパティ(位置)
 「余白」を「やや狭い」にしています。
「ページレイアウト」→[余白]


 「表の位置」の「水平方向」の「基準」を、[余白]にしています。
表をアクティブにして、「表ツール[レイアウト]→[プロパティ]」→「表のプロパティ[表]→[位置]」→「表の位置_水平方向,垂直方向」


データファイルの確認

 保存した練習用ファイルを開きましょう。


 住所録(データベース)のサンプルです。

 「連名」は「セル内の改行」で行っています。
 郵便番号は、ハイフォンを付けずに入力しています。
 番地は半角で入力するので、ハイフンを含む数値が日付に変換されないよう、書式を変更しています。

差し込み印刷の設定

メイン文書とデータファイルの連携

メイン文書(Word)の[差し込み文書]から[宛先の選択]→[既存のリストを使用]

 「データファイルの選択」から保存先(ここでは[デスクトップ]の[営業]フォルダ)のデータファイル(Excel)を開く。

 「テーブルの選択」から[住所録]を選んでいます。

 選択したデータファイルのテーブルから、各差し込みフィールドの内容が差し込まれます。

 図では[差し込みフィールド(配置済)の強調表示]を行っています。


 上書き保存しておきます。

完了と差し込み

 印刷用の新規文書ファイルを作成しましょう。
[差し込み文書]→「完了[完了と差し込み]」→[個々のドキュメントの編集]
 図では「結果のプレビュー」を行っています。

 「新規文書への差し込み」から、ここでは[すべて]を選んでいます。

 新規文書ファイル「レータ1」が作成されます。

 確認が終わったら、ここでは保存せずに閉じてください。

 次の操作のために、メイン文書に「年賀状宛名書」と名前を付けて保存し、閉じてください。

メイン文書を開く

 現在、データファイル[jyuusyoroku.xlsx]が開いています。先ほど作成したメイン文書[年賀状宛名書.docx]を開きましょう。

 ここでは [はい] をクリックします。

 データファイルのシート[住所録]から、各差し込みフィールドの内容が差し込まれます。

 図では「結果のプレビュー」をOFFにしています。
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