合志市栄のパソコン教室 SAKAEPC
活用編

差し込み印刷 宛先を選別して印刷

 このページは「合志市栄のパソコン教室 SAKAEPC 活用編 差し込み印刷 長形3号封筒」からの続きです。
 現在、データファイル[住所録 営業用.xls],メイン文書[高校・高専.docx],文書[高校・高専 82校.docx]が開いています。

データファイルの編集

 フィールドを追加します。
挿入位置の列番号の上で右クリック→[挿入]

左側に列が挿入される

 フィールド名を[郵送]とし、内容を編集(ここでは*と**を入力)します。

 編集後、「上書き保存」してください。

メイン文書の編集

 特定のレコードを抽出します。
[アドレス帳の編集]→「差し込み印刷の宛名」→[郵送▼]→ここでは[*]を選んでいる

[郵送]フィールドの内容が[*]であるレコードが抽出される

 「結果のプレビュー」で確認できます。

 必要に応じて「名前を付けて保存」してください。

完了と差し込み

 抽出結果を新規文書に差し込みます。
[完了と差し込み]→[個々のドキュメントの編集]→「新規文書への差し込み「レコードの差し込み」」→ここでは[すべて]を選んでいる


 新規文書ファイルが作成されます。

 必要に応じて「名前を付けて保存」してください。

新規文書からまとめて印刷

 ためしに最初の一枚だけ印刷しましょう。差し込まれたデータは、レコードごとにセクションで区切られています。
「印刷」ダイアログの「印刷範囲[ページ指定]」にページとセクションを指定(p1s1)

 図では編集記号を表示し、「セクション区切り」が見えています。


 残りを印刷しましょう

練習

1. [郵送]が ** であるレコード(全48件)を印刷。但し、玉名高校は住所に熊本県を加えた別文書から行う。

手順例

[アドレス帳の編集]→「差し込み印刷の宛名」→[郵送▼]→[**]

 当該レコードのチェックを外す
 抽出されたレコードの中から「玉名高等学校」を除いています。

[完了と差し込み]→[個々のドキュメントの編集]→「新規文書への差し込み「レコードの差し込み」」→[すべて]


 新規文書ファイルが作成されます。

47件分印刷

先に作成保存した「高校・高専 82校.docx」から「玉名高等学校」1件分を印刷


2. データファイル[kumamotodemanabu.xls]の[高校・高専]と[大学]シートは同じ作りです。メイン文書[tyoukei3gou.docx]
を用いて、各大学宛の封筒を印刷する段取りをしてください。

練習用ファイルはコチラ→差し込み印刷 WordとExcelの連携


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