合志市栄のパソコン教室 SAKAEPC
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差し込み印刷 宛先を選別して印刷 |
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このページは「合志市栄のパソコン教室 SAKAEPC 活用編 差し込み印刷 長形3号封筒」からの続きです。 現在、データファイル[住所録 営業用.xls],メイン文書[高校・高専.docx],文書[高校・高専 82校.docx]が開いています。 データファイルの編集 |
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フィールドを追加します。 挿入位置の列番号の上で右クリック→[挿入] 左側に列が挿入される フィールド名を[郵送]とし、内容を編集(ここでは*と**を入力)します。 編集後、「上書き保存」してください。 メイン文書の編集 |
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特定のレコードを抽出します。 [アドレス帳の編集]→「差し込み印刷の宛名」→[郵送▼]→ここでは[*]を選んでいる [郵送▼]フィールドの内容が[*]であるレコードが抽出される 「結果のプレビュー」で確認できます。 必要に応じて「名前を付けて保存」してください。 完了と差し込み |
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抽出結果を新規文書に差し込みます。 [完了と差し込み]→[個々のドキュメントの編集]→「新規文書への差し込み「レコードの差し込み」」→ここでは[すべて]を選んでいる 新規文書ファイルが作成されます。 必要に応じて「名前を付けて保存」してください。 新規文書からまとめて印刷 |
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ためしに最初の一枚だけ印刷しましょう。差し込まれたデータは、レコードごとにセクションで区切られています。 「印刷」ダイアログの「印刷範囲[ページ指定]」にページとセクションを指定(p1s1) 図では編集記号を表示し、「セクション区切り」が見えています。 残りを印刷しましょう 練習 |
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1. [郵送]が ** であるレコード(全48件)を印刷。但し、玉名高校は住所に熊本県を加えた別文書から行う。
手順例 [アドレス帳の編集]→「差し込み印刷の宛名」→[郵送▼]→[**]当該レコードのチェックを外す 抽出されたレコードの中から「玉名高等学校」を除いています。 [完了と差し込み]→[個々のドキュメントの編集]→「新規文書への差し込み「レコードの差し込み」」→[すべて] 新規文書ファイルが作成されます。 47件分印刷 先に作成保存した「高校・高専 82校.docx」から「玉名高等学校」1件分を印刷 2. データファイル[kumamotodemanabu.xls]の[高校・高専]と[大学]シートは同じ作りです。メイン文書[tyoukei3gou.docx] を用いて、各大学宛の封筒を印刷する段取りをしてください。 練習用ファイルはコチラ→差し込み印刷 WordとExcelの連携 |
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